Vállalatirányítási rendszerek – Venni vagy fejleszteni?

A mai felgyorsult -és mint a napokban tapasztaljuk – világban, egy vállalkozás digitális “felszereltsége” kritikus pontja lehet a fejlődésnek, vagy akár a koronavírus miatt most kialakult helyzetben a fennmaradásnak is.

Mit értünk ezalatt? A hardver támogatás mellett az olyan szoftvereket, amik a back office folyamatokat automatizálják – az első vevői kapcsolatfelvételtől egészen a számlázásig. 

Rengeteg hozzáadott értéke van ezeknek az automatizmusoknak a vállalat hatékonyságát tekintve. De nemcsak időt és pénzt lehet spórolni egy jól megtervezett vállalatirányítási rendszerrel, hanem a humán munkaerőben rejlő lehetőségeket, magát a tudást is jobban ki lehet használni, ha adott folyamatokat automatizálunk és egyéb, magasabb hozzáadott értékkel bíró feladatokat végezhetnek a kollégák.

Viszont mint sok más esetben, így szoftver fejlesztés előtt állva sem könnyű dönteni, hogy egy kész, ún. “dobozos” terméket érdemesebb megvenni, vagy célravezetőbb fejleszteni egy saját, személyre szabott üzleti alkalmazást. 

Mielőtt leteszi a voksát akár egy “dobozos” termék, akár egy egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszer mellett, az alábbiakat érdemes végiggondolni

Tegyük fel, hogy egy ERP rendszerre van szüksége, annak alapfunkcióival. Biztos, hogy van a piacon olyan kész termék, ami maximálisan kielégíti ezt az igényt és tökéletesen beilleszthető a cég jelenlegi működési folyamataiba. Viszont ha már bonyolultabb, akár egyedi funkciókra van szükség, mert csak azokkal válhat valóban hatékonyabbá a szervezet működése, esetleg az integrálhatóság is meghatározó szempont, úgy már nem biztos, hogy van a piacon olyan megoldás, ami az Ön számára a végső igényt kielégíti.

Egy kész termék a legtöbb esetben olcsóbb és az esetek 100%-ban kiszámíthatóbb költségekkel bír. Ez azért van, mert egyedi szoftverfejlesztés esetén meghatározzuk a megoldandó problémára épülő folyamatokat, megvan a végső cél, a fejlesztés azonban agilisan vagy iteratívan történik, ami időben és költségben kevésbé korlátozható, mint egy piacon lévő termék kifizetése és következő percben történő letöltése.

Mint ahogyan az előbb említettük, egy egyedi, a vállalkozás igényeire és a vállalkozás folyamatainak 100%-os támogatására készült vállalatirányítási rendszert nem lehet egy gombnyomással letölteni és a következő gombnyomással telepíteni. Egyedi fejlesztésnél számolni kell azzal, hogy ahhoz, hogy a folyamatok és ezáltal maga a rendszer a lehető legjobban kiszolgálja azt a célt, amivel hatékonyabbá tehető a vállalkozás működése, bizony időre van szükség. Nemcsak a fejlesztésnek, de az előkészítésnek és a tervezésnek is komoly időszükséglete van. Dobozos termékek esetén ez sokkal rugalmasabb és kiszámíthatóbb.

• Személyre szabható és bővíthető. Az egyik legnagyobb előnye egy egyedi fejlesztésű szoftvernek az, hogy 100%-ban a vállalat folyamataira és igényeire szabható, ezáltal minden funkcionalitás belekerül, amire szüksége van ahhoz, hogy minden pont úgy működjön, ahogy cégének a folyamatai működnek. A fejlesztés a legtöbb esetben agilisan történik, így bármikor hozzáadható új elem, ami a vállalat további fejlődéséhez szükséges. Kezdhet akár egy alapfunkciókat tartalmazó prototípussal, és a szoftver folyamatosan bővül a vállalat növekedésével együtt. 
• Magasabb kontrol. Egyedi fejlesztés esetén Ön a rendszer tulajdonosa, így teljes felügyeleti joga van a felhasználók, a biztonsági beállítások, és a frissítések terén. Emellett egy egyedileg fejlesztett szoftverben megvan az a lehetőség is, hogy a többi piaci szereplő felé akár értékesíthetővé is tehető, miután egy adott piaci szegmens folyamataira lett optimalizálva. 
• Komoly versenyelőny. Egy egyedi szoftver segítségével utcahosszal vezethet a piac többi szereplője előtt azáltal, hogy a folyamatai optimalizálva lettek, a rendszerei egymással integráltak, a további fejlődés elősegítésére nagyobb humán erőforrás áll rendelkezésre és alátámasztott adatokra alapozva tudja a különböző üzleti döntéseit meghozni. Egy megfelelően kialakított rendszer kulcsa lehet a piacvezető szerepnek. 
• Garantált az integráció. Egyedi fejlesztésnél minden esetben biztosított, hogy az elkészült ügyviteli rendszer maximálisan integrálható a többi, már jól bevált és a vállalat munkatársai által használt rendszerrel és eszközzel. 
• Elköteleződés. Ez lehet mellette és ellene érv egyaránt. Azért tartjuk fontosnak megemlíteni, mert figyelembe kell venni egyedi fejlesztés esetén azt is, hogy ez egyúttal egy “vállalási” nyilatkozat is a fejlesztői csapat felé, hogy a következő akár 5-10 évben velük közösen szeretne a vállalkozás további fejlődésén dolgozni. Minden rendszer átadható új fejlesztők kezébe, de nem biztos, hogy minden esetben szerencsésen sül el. Éppen ezért érdemes jól megismerni a csapatot, akikkel dolgozni szeretne, még mielőtt belevágnak a közös munkába. 

• Adott esetben szignifikánsan magasabb beruházást jelent. Mint minden, ami testreszabott, egy egyedi fejlesztésű szoftver is költségesebb mulatság, mint egy “dobozos” termék. Ugyanakkor egy “dobozos” termék hosszútávon már nem biztos, hogy jobban megéri. Amennyiben nem az egyedi fejlesztés mellett dönt, érdemes jól megismerni a kínált rendszer skálázhatóságát, hogy a korábban hatékonyságnövelés céljából megvásárolt megoldás a későbbiek során ne álljon a fejlődés útjában.
• A fejlesztés időigényes. Mint ahogy fentebb is írtuk, a konkrét fejlesztés időkerete mellett a tervezés és a meglévő üzleti folyamatok megismerése is időigényes, amit nem szabad kispórolni a projektből. 

• Alacsonyabb induló költség. Amennyiben a költségkeretek szűkösek, vagy erősen limitáltak, úgy egy kész termék jobb opciót jelenthet, miután általánosságban elmondható, hogy az egyedi fejlesztés költségesebb beruházást jelent (az induláskor). 
• Akár máról holnapra telepíthető. Ezek az ún. “pay as you go” rendszerek, melyeket kifizetve akár már másnap a megvásárolt rendszer keretein belül tud működni a vállalkozás. Ez a legtöbb esetben egyébként csak induló vállalkozásoknál használható, ahol még nem kell partnerlistát feltölteni, korábbi history-t tenni a rendszerbe, integrálni meglévő eszközökkel, stb. 
• Frissítések, új feature-ök, folyamatos karbantartás. A “dobozos” termékek esetén garantált a folyamatos verzió frissítés, hiszen a szolgáltató szeretne versenyképes maradni, ami csak úgy lehet, ha folyamatosan reagálnak a piaci igényekre és trendekre. Ebben az esetben Önnek csak le kell töltenie az új verziót, nem kell a karbantartást felügyelni. 

• Korlátozott testreszabhatóság. Habár vannak személyre szabható megoldások a megvásárolható ügyviteli rendszerekben is, tudnia kell, hogy ezek sosem lesznek teljes mértékben személyre szabottak. 
• Alacsonyabb kontroll a rendszer felett. A fejlesztő cég az, aki a termék frissítéseket, a kapacitásbővítést és a funkciókat felügyeli. A szoftver további fejlesztésével kapcsolatos kulcs kérdéseket egy, a vállalaton kívüli fél hozza, nincs ráhatása a felhasználóknak. 
• Kompatibilitás és integrálhatóság. A kész termékek sok esetben nem integrálhatók egyéb, már meglévő vállalati rendszerekkel, eszközökkel, vagy termékekkel, amik a napi munkavégzést segítik. Éppen ezért igaz ismét az, hogy a legtöbb esetben, ez az induló vállalkozások számára lehet jó választás. 
• Hosszútávú költségek. Habár a kész termékek a legtöbb esetben olcsóbbak rövid távon, a folyamatos használatból eredő költségek hosszabb távon akár magasabbak is lehetnek, mint egy egyedi fejlesztésű beruházás esetén. Ez leginkább a felhasználói licenszek tekintetében szembetűnő. Ahogy nő a vállalkozás, úgy lesz szükség egyre több felhasználó számára a licensz megvételére. 

Nem egyszerű tehát a döntés, érdemes minden aspektusát jól körbejárni és végiggondolni, hogy a vállalat hatékony működését mi segíti elő igazán. Amennyiben kész terméket kíván megvásárolni, szánjon időt arra, hogy megismerje a piacon elérhető összes megoldást, utánanéz, hogy az adott iparágra van-e már jól bevált és működő rendszer, amit a többi piaci szereplő hatékonyan használ. És minden esetben gondolkozzon a “megoldandó probléma-idő-pénz” háromszögben! 

Amennyiben egyedi fejlesztés mellett dönt, keressen minket bizalommal. Elégedett ügyfeleink a garancia arra, hogy a vállalkozások működéséhez 100%-ban igazodó megoldásokat adunk, hozzásegítve az Ön vállalkozását is a még hatékonyabb és versenyképes működéshez.