Miért jó a webfejlesztés egy rendvezvényt szervező cégeknek?

  • mobil alkalmazás készítés

A számos nyugati példa hatására a hazai vállalkozások is felismerték a saját szervezésű szakmai rendezvények marketing erejét. Egy olyan eseményen, ahol egy adott ágazat színe és java összegyűlik, ott a professzionális szervezés elengedhetetlen.

A növekvő kereslet miatt nem is csoda, hogy a rendezvényszervezés kifejezetten népszerű szolgáltatássá vált. Mindazonáltal hazai vagy akár nemzetközi konferenciákat, expókat, vállalati- vagy magánjellegű rendezvényeket, esküvőket koordinálni egyáltalán nem könnyű feladat. Szoros határidőkön belül kell együtt dolgozni megrendelőkkel, előadókkal, fellépőkkel, alvállalkozókkal és minimálisra kell csökkenteni a hibalehetőséget.

Ebben a bejegyzésben annak járunk utána, hogy egy saját rendezvényt szervező vállalkozás miként profitálhat a webes fejlesztések adta lehetőségekből. Bemutatjuk, hogy egyedi web alapú megoldások alkalmazásával miként válik a munka egyszerre könnyebbé, átláthatóbbá és mérhetővé, teljesen új szintre emelve ezzel a nyújtott szolgáltatás színvonalát.

Cikkünk alanyául egy kifejezetten szakmai konferenciák, expók szervezésére szakosodott társaságot választottunk. Ügyfeleik az általuk nyújtott magas színvonal és megbízhatóság miatt választják őket. Szakértelmüket, kapcsolatrendszerüket és tapasztalatukat felhasználva rendszerint sikerrel koordinálnak több száz, vagy akár több ezer fős szakmai rendezvényeket.

Eredményességüket egyértelműen annak tudhatják be, hogy képesek voltak megoldást találni a munkájuk során felmerülő problémákra. Merthogy azokból akad bőven.

Rendezvényszervezéssel foglalkozni stresszes feladat

Talán nem véletlen, ha magát a rendezvényszervezést a legtöbb stresszt előidéző munkakörök között tartják számon. Összpontosítást, komoly szervezőkészséget és az egyes részfeladatok kézben tartását igényli.

A rendezvény megálmodója sokszor irreális elvárásokkal áll elő, amelyeket az előzetes megbeszélések során kezelni kell. A helyszín kiválasztásakor figyelembe kell venni az elhelyezkedést, a felszereltséget, a befogadóképességet, na és persze a költségvetést.

Milyen kihívásokkal is jár ez a csapat számára?

  • Időben meg kell állapodni az előadókkal, hogy a program publikussá tehető legyen a közönség részére.

  • Kényelmes, valamint biztonságos regisztrációt és fizetést kell biztosítani az érdeklődők számára, a résztvevők számának alakulásáról pedig mérhető adatokra van szükség.

  • Biztosítani kell az autóval érkezők parkolási lehetőségét, az információs anyagok átadását, a cateringet, az egyes kiállítók elhelyezését és még folytathatnánk a sort.

Idealizált esetben, amikor minden flottul működik, akkor is embert próbáló feladat mindezt kézben tartani és bizony nem ritkák a váratlan, a gyors és hatékony megoldást igénylő helyzetek.

A problémás szituációk leggyakoribb oka

  • Egy kiemelt előadó mégsem tud eljönni. 

  • A jegyrendelés weboldala lefagy. 

  • A helyszínre vezető utat felújítás miatt lezárják.

Csakis akkor van lehetőség egy probléma elhárítására, ha arról időben értesülünk. Nehezen átlátható, egymástól teljesen különálló rendszerek, vagy papír alapú megoldások alkalmazásával drasztikusan csökken az esély a korrigálásra.

Szervezőként a cél az, hogy a projekt egyes részei tökéletesen átláthatók, irányíthatók és kontrollálhatók legyenek. A kérdés már csak az, miként lehet ezt hatékonyan kivitelezni?

mobil alkalmazás készítés, webfejlesztés

Webfejlesztés segítségével egyszerűsödnek a folyamatok

Egyedi web alapú fejlesztéssel a rendezvényszervezéssel kapcsolatos valamennyi teendő leegyszerűsíthető. Többé nem kell az egymástól teljesen különálló részfeladatok bonyolult egyeztetésével bajlódni. A korábbi lassabb munkamenet felgyorsítható és hatékonyabbá tehető.

Ami már jól működik, azt könnyedén tudjuk skálázni, a fejlesztendő területeken pedig egyszerűen megtalálhatjuk a hiba forrását. A résztvevők száma, a várható bevétel és a felmerülő költségek kapcsán becslések és találgatások helyett pontos adatokra támaszkodhatunk.

Nézzük meg mindezt konkrétabban is:

  1. Egyszerűbb és kényelmesebb adatkezelés
    Hosszú, átláthatatlan listák helyett minden egyes regisztrált látogató adatai elérhetők egy helyen, könnyen exportálható formában.
  2. Minimálisra csökken a papírmunka
    Mivel a regisztráció, a kapcsolattartás és a jegyvásárlás is online felületen történik, papír alapon mindössze a konferenciára érkező látogatók informálására szolgáló brosúrákat kell csak biztosítanunk.
  3. Valós idejű nyomon követés
    Folyamatosan monitorozhatjuk a konferencia népszerűsítésére készített értékesítő oldalunk teljesítményét és a regisztrálók számának alakulását. A beérkező fizetésekhez viszonyítva instant képet kaphatunk az általunk elvárt eredmények alakulásáról és cselekedni tudunk, ha azt látjuk indokoltnak.
  4. Egyszerűbbé válik a kommunikáció
    Előzetesen átadhatunk minden fontos információt az érkezéssel, tervezett programmal, parkolással és cateringgel kapcsolatban és elérhetjük a látogatóink bevonását. Az eseményt megelőzően emlékeztetőt küldhetünk nekik, hogy a legfontosabb napon mindenképp megtiszteljenek minket a jelenlétükkel.
  5. Automatizálhatóvá válnak az egyes részfeladatok
    Előre beállított, automatikus e-mailekkel fokozhatjuk a látogatók várakozását, vagy kérhetünk tőlük visszajelzést a rendezvény után pár nappal. Megoszthatjuk velük az egyes prezentációk diáit és felhívhatjuk figyelmüket a következő eseményünkre.
mobil alkalmazás készítés

Biztonság, tervezhetőség és kiszámíthatóság. Szervezőként mindhárom aranyat ér, web alapú fejlesztéssel pedig egyszerre szert is tehet rájuk a vállalkozásod.

Ha további kérdéseid merültek fel, keress minket bátran, vagy jelentkezz ingyenes konzultációnkra, ahol közösen kitaláljuk, milyen típusú fejlesztés illik leginkább a cégedhez!

A képeket köszönjük a Pexels-nek!

2019-08-08T17:35:24+00:002019, január 23, szerda|Categories: Egyéb|Cimkék: |