A koronavírus kirobbanásakor megjelent cikkünk óta rendszeresen kapunk személyes megkereséseket azzal kapcsolatban, hogy szerintünk milyen szoftvereket érdemes használni, nekünk mik váltak be. Fontos, hogy mondjuk a videókonferencia jó minőségben és élvezhető módon történjen, vagy hogy olyan chat felületet használjunk, ahol utol lehet érni a kollégákat, de nem viszi el a figyelmüket az, hogy közben folyamatosan új információk jelennek meg a hírfolyamban (pl. ha facebook messengert használ valaki).
Két éve dolgozunk remote first szemlélettel, a csapat nagyrésze otthonról dolgozik, azaz ritkán vagyunk egy légtérben, keveset kávézunk együtt, vagy megyünk oda a nap bármelyik szakában a másikhoz, hogy megkérdezzünk valamit. Most sokan megtapasztalják, hogy mennyivel összeszedettebben és hatékonyabban lehet így dolgozni. Főleg, ha jó appokat használunk a kommunikációra.
Számos alkalmazást teszteltünk. Az elején még az is megfordult a fejünkben, hogy az online folyamataink követésére készítünk magunknak egyet, de végül mind a kommunikációra, mind a projekt menedzsmentre találtunk olyan szoftvereket, amik nálunk beváltak, mindenki használja és nem mellesleg mindenki szívesen használja.
Videókonferencia – Zoom
Egy videókonferenciának szerintünk 2 célja van. Az egyik, hogy meg tudjunk beszélni problémákat rövid kérdés- rövid válasz formájában; a másik pedig hogy kellő információt adjunk át egymásnak ahhoz, hogy a projekt adott szakasza tovább haladhasson.
Sok esetben rengeteg információ elhangzik ilyenkor, amit érdemes feljegyezni. Viszont jegyzetelés közben már nem tud annyira figyelni az ember. Éppen ezért számunkra az egyik legfontosabb szempont a megfelelő videókonferencia alkalmazás kiválasztásakor az volt, hogy fel lehessen venni a beszélgetéseket (de ez csak a fizetős verzióban érhető el, viszont nagyon megéri a 15$/hó).
Rengeteget segít a későbbi munkában az, ha vissza lehet hallgatni az elhangzott mondatokat, nem vész el információ, nincs félreértés. Emellett a másik kiemelkedően fontos szempont volt, hogy ha online éljük az mindennapjainkat, akkor a kép és hangminőség kiemelkedően jó kell legyen. A Zoom rendszere stabil, nem szakadozik, a beszélgetés bármennyi ideig folytatható és mobilon is elérhető.
Chat – Slack
Elsősorban a fejlesztők körében ismert alkalmazás. Nagyon szeretjük, hogy több kommunikációs csatorna is kialakítható az appon belül, a beszélgetések history-ja visszakereshető, dokumentumokat lehet küldeni egymásnak, amik jól láthatóan elkülönülnek és megmaradnak. A beszélgetésekben akár prioritási sorrend is felállítható. Google naptárral szinkronizálható, így a többiek számára egyértelműen látható, hogy mikor vagy elfoglalt.
Chat – Discord
Elsősorban Gamereknek találták ki, hogy a tinédzser korosztály biztonságosan és hatékonyan tudjon egymás közt kommunikálni, akár játék közben is. Ezt segíti, hogy szöveg-, hang- és videó alapú egyaránt lehet a kommunikáció. A videóban képernyőmegosztás is lehetséges. A program teljesen ingyenes.
További nagy előnye, hogy nem írhat rád bárki, mert te magad be tudod állítani, hogy kikkel szeretnél csevegni. Emellett tudod blokkolni is a korábbi chatelő partnereidet, és ugyanúgy lehet csatornákat kialakítani, mint a Slack esetében. Digitális otthoni oktatás kapcsán biztos, hogy hallhatsz még róla, szerintünk nagyon jó.
Nehéz igazságot tenni a kettő közt, mert vannak az “asanások” és vannak a “trellosok”. Mindkettő hatékony projekt menedzsment szoftver, egyesek ezt szeretik, mások azt. Mi is használjuk mindkettőt, ami leginkább az adott projekt menedzser és a projekten dolgozó csapat preferenciáján múlik.
Bármelyiket is választod, ún. táblákat hozol létre, amik a feladatok főbb kategóriái (to do, in progress, done, projekt alapadatok, stb.) A táblákon belül pedig aztán taskokat, vagyis feladatokat listázol. Minden feladathoz hozzá rendelhetsz határidőt, felelőst, alfeladatokat, csatolhatsz képeket, dokumentumokat. Mindkettő hozzákapcsolható akár time tracking szoftverekhez, különböző rendszerekhez.
A projekt menedzsment szoftverek titka, hogy használni kell. Ha továbbra is megmaradnak az emailezések, az emailekben küldött anyagok, akkor nem használjátok jól a projekt menedzsment szoftvert.
Mint ahogy a korábbi cikkben is írtuk, az email a legkevésbé alkalmas eszköz a hatékony remote munkavégzésre, így azt érdemes kerülni és a fenti alkalmazások segítségével tartani a kapcsolatot egymás közt.
Ha van még kérdésed a témával kapcsolatban, keress minket bizalommal az elérhetőségeinken.
